仕事上メールを使用するという方も
多いと思いますが、顔が見えず声も発せず
文面だけでやり取りするため、
ちょっとした言い回しの違いが誤解を招いて
相手に悪い印象を与えてしまう場合もあります。
家族や友人など親しい間柄と違って、
ビジネスにおけるメールの文章って
なかなか思っていることを伝えるにも
言葉の選び方が難しいもの。
そんなビジネスメールの中でも
特に気になる「返信不要」の一文について、
敬語での表現方法や
同意語はないかについてまとめてみます。
「返信不要」の敬語って存在する？
自分はそういうつもりで
メールを送ったわけではないのに、
相手に冷たい印象を与えてしまったり
不躾だと思われてしまう場合もあります。
例えばメールの最後に一言
「返信不要」と添えたい場合、
人によっては不快に感じる人もいます。
「返信不要」と送るのは
失礼にあたるのでしょうか。
また、不快を与えないよう
敬語にするとどうなるのでしょうか。
「返信不要です」は失礼？
これまでメールのやり取りをしてきて
最後に「返信不要です」と記載されていたら、
急に間に壁を作られたような感じを
受けてしまいます。
キャッチボールでいうと、
『もう投げ返さなくていいから』と
まったく違う方向にボールを
投げ捨てられた感じです。
素っ気ない冷たい印象を受け、
「もうメールのやり取りをしたくないんだな」
という印象を与えることもあるので、
避けた方がいいでしょう。
「返信不要」の敬語は？
そのまま敬語にすると
「ご返信は不要です」となります。
頭に「ご」と間に「は」を付けただけですが、
随分素っ気なさは軽減されますよね。
更に丁寧にすると、
「ご返信不要でございます」
という表現もあります。
なお、突拍子もなく「返信不要」とあるから
違和感があるわけですので、その前に
「ご不明な点等ございませんでしたらご返信は不要です」
「ご予約は受付いたしましたのでご返信不要でございます」
など、返信不要な条件や理由をつけると
しっくりきますよ。
「返信不要」を丁寧にした例文集
敬語にしたところで、
やはり「返信不要」という言葉の選び方自体
多少冷たさを感じてしまう人もいるでしょう。
そんな時は、
同じ意味で違う言い回しを使ってみるか、
暗に「返信は要りませんよ」という
意味を含んだ表現を使ってみると良いでしょう。
「ご確認いただけましたらご返信にはおよびません」
『不要』という単語に言い切った強さが
ありますので、回避して違う言い回しを
することで印象もがらっと変わります。
また、メールを送った目的が
『確認してもらうため』と分かるよう
明記しておけば、返信がいらない理由も
分かって相手に不快感を与えることもないでしょう。
「以上、ご報告までにご連絡させて頂きました」
このメールはただの報告のメールですよ
（なので返信は要りませんよ）と
行間の意図が伝わるように、
何気なく返信不要であることを含ませてみると
角が立たずよいのではないでしょうか。
「不都合等ございましたらお知らせください」
「返信不要」といっても、
一切返信は受け付けないので送ってこないで！
という意味で使う人はいないでしょう。
送られたメールの内容に間違いがあったり、
都合が合わずそのメールの文章通りに
することができない場合などは
返信して知らせてもらう必要があります。
そういった場合も考慮して、
「不都合があれば返信を（なければ不要）」
という言い回しは使える表現です。
「このメールをもってご契約完了とさせていただきます」
このメールで全て完了しますので、
最後の連絡になりますよという旨を伝えれば、
返信が不要であることは相手も察するはずです。
返って来たとしても込み入った内容ではなく
「よろしくお願いします」程度の
軽い内容しか返ってこないはずです。
まとめ
相手によってはメールで
「返信不要」という表現だけでは
とげとげしく感じてしまう人もいます。
なぜ返信が不要なのか、
どういった場合に返信が不要なのかを
わかりやすく書いておくと、
相手に誤解を与えることなく、
また相手の手を煩わせることなく
スムーズなやり取りができるはずです。
ビジネスメールって難しいものですが、
顔の見えないやり取りだからこそ、
言葉選びや内容は慎重に考えて
きちんと意図を伝えるのが大事ですよね。